Dokumenty, které už nepotřebujete denně, ale ještě je nesmíte zlikvidovat, zabírají v kanceláři nejcennější místo. Archivační krabice je přesune do skladu nebo do spodní police tak, aby se k nim dalo za tři roky vrátit a najít to, co je potřeba, bez přehrabování.
Šířka hřbetu je hlavní rozměr, podle kterého se vybírá. Odpovídá tomu, kolik dokumentů se do krabice vejde postavených za sebou:
Vedle toho najdete krabice na celé pořadače – do těch se šanony ukládají tak, jak jsou, i s pákou. Hodí se, když archivujete rovnou obsah regálu a nechcete dokumenty přendávat.
V archivu stojí krabice na sobě, často v pěti i více vrstvách. Nosnost se proto vyplatí sledovat – prohnutá spodní krabice zdeformuje celý sloupec a papíry uvnitř. U krabic určených na stěhování nebo na přepravu do externího archivu sahá nosnost k desítkám kilogramů, u lehčích úložných boxů je výrazně nižší.
Archivační krabice mají popisovací pole na čele – a jediná situace, kdy se to nevyplatí, neexistuje. Napište období, útvar a typ dokumentů, ideálně i rok, kdy je možné obsah skartovat. Ušetříte si otevírání dvaceti krabic kvůli jedné faktuře. Pomůžou i etikety, pokud chcete popisky tištěné a jednotné.
Skartační lhůty se liší podle typu dokumentu – u některých jde o roky, u mzdové agendy o desítky let. Přehled jsme sepsali v článku Vše o archivaci firemních dokumentů. Vyplatí se podle něj naplánovat, co kam uložíte, dřív než krabice objednáte.
Dokumenty do krabic vkládáte v pořadačích, závěsných deskách nebo sepnuté archivačními sponami. Na věci, které s archivem nesouvisí, se hodí plastové krabice a na stěhování stěhovací krabice.
Řekněte nám, kolik běžných metrů dokumentů ukládáte a kam – pomůžeme vybrat rozměr i nacenit větší množství. Volejte zdarma 800 771 772 (po–pá 7.30–17.00) nebo pište na informace@officeo.cz.